Mengejar Mimpi ke Jepang Part 5: Mencari Professor

Pada post kali ini, saya akan menulis soal bagaimana saya mencari dan mengemail professor di Jepang.

Setahu saya, sudah pasti apabila ingin lanjut studi ke Jepang, kita harus mencari Professor pembimbing dan lab tempat kita melakukan riset. Oleh karena hal itu, saya bilang lanjut studi ke Jepang itu research-based, karena harus jelas ke lab mana. And that's why I want to go there.

Menurut saya, proses ini yang paling bikin deg-degan. Dan disini kamu akan merasakan drama-drama kehidupan yang mungkin akan kamu rasakan secara berlebihan. Layaknya anak remaja yang sedang cinta monyet, bahkan sampai layaknya atlit olimpiade sepeda menembus titik finish.

Di akhir post ini, saya akan mencantumkan juga contoh email yang saya email ke Professor.

Kurang lebih yang harus dilakukan untuk mendapatkan Professor ada tiga:

1. Email perkenalan, dan korespondensi via email.
2. Interview atau ngobrol-ngobrol via Skype atau semacamnya.
3. Menunggu kepastiannya

1. Email perkenalan

Lagi-lagi, menurut saya ada baiknya apabila kita membuat outline untuk email yang akan kita kirim, supaya tujuan yang kita ingin bisa tertulis tanpa harus bertele-tele kepanjangan.
Inti tujuan email perkenalan adalah perkenalan diri dan maksud untuk menjadi mahasiswa bimbingannya.

Dari tujuan itu, saya buat email saya dengan outline sebagai berikut.

1. Perkenalan diri
   Isi nama, asal kampus dan jurusan. Saya tambahkan juga ketertarikan saya pada bidang apa (harusnya sesuai dengan lab yang dituju).
2. Gambaran umum Tugas Akhir S1
   Tujuannya buat nunjukkin background kita lebih fokus kemana, dan kapabilitas kita ada dimana. Jangan kepanjangan, karena tujuan kita bukan buat presentasi TA.
3. Minta jadi mahasiswa bimbingan
   Diawali dengan tema riset yang mau diambil. Bilang kalau sudah review lab si Professor dan lihat riset-riset disana dan ternyata sesuai dengan tema riset yang kita ingin ambil. Akhiri dengan kalimat meminta jadi mahasiswa bimbingannya.
4. Ucapan terima kasih dan mohon balasan

Oiya, kalau kata senior saya yang udah ke Jepang duluan, pas email wajib kirim CV. Biar sopan katanya.

Nah soal attachment email, saya mendapatkan beberapa referensi untuk yang diattach selain CV apa.
Saya sempat mengattach CV, Paper TA, transkrip akademik, dan Research Plan saya pada beberapa email pertama saya.
Namun  setelah beberapa kali mencoba, yang saya attach pada email akhirnya hanya CV, Paper TA, dan transkrip akademik saja. Dan ternyata jodohnya malah sama yang ga dikirim Research Plannya.

Untuk email mencari professor ini, ada beberapa saran yang saya pelajari dari pengalaman ini.

1. List lab yang ingin dituju, buat prioritasnya.
2. List member lab-lab tersebut.
   Bisa dilihat ada urutannya, mulai dari Professor, Associate Professor, dan Assistant Professor. Cek professor mana yang bisa diminta jadi supervisor apabila ada ketentuannya. Pada kasus saya, sudah diberikan list di IST professor mana yang bisa diminta jadi supervisor. Linknya: http://www.i.u-tokyo.ac.jp/news/search_e/search-a_e.shtml.
   Kalau ga ada ketentuan, sikat aja.
3. Email jangan hanya ke satu professor
   Inti utamanya adalah jangan sampai kita sempit hanya tertuju pada mau satu professor aja.
   
   Oke lah mungkin itu professor oke banget lab dan risetnya (kasus awal pencarian professor saya). Tapi kita ga tahu kan bagaimana dari sisi sananya? Siapa tau udah full anak bimbingannya, atau lagi ga nerima, dsb.
   
   Tebar paku ga masalah. Intinya perbesar kesempatan.
   Tapi kalau saya, pada awalnya saya kasih jarak dulu untuk berharap pada professor prioritas pertama, baru kirim lagi kalau-kalau udah kerasa kayaknya ga bakal ada balasan.
   
   Sekedar info, total saya kirim email adalah 9 email ke 9 professor berbeda. 9 professor itu dari 5 lab, yang saya urutkan pada lab pertama semua professornya dari professor ke associate ke assistant terus lanjut ke lab berikutnya.
   
   Dan akhirnya yang membalas email saya adalah Professor ke-6, ke-9 dan ke-7 (secara urutan balasan).
4. Cek lagi ke Staff Office International Relation alias Staf TU
   Hal ini dari pengalaman email paling pertama saya.
   Kasus professor pertama yang saya damba-dambakan, paling lama nunggunya. Akhirnya saya tanya ke staf TU grad schoolnya, dan ternyata si Professor tidak menerima International Research Student (walaupun namanya ada di list professor yang bisa diminta jadi supervisor).
   Yasudah apa daya cinta bertepuk sebelah tangan.

Yah boleh lah dianalogikan dengan cari pasangan. Email bagaikan perkenalan diri, harus kasih tau siapa kita dan apa modal/kelebihan kita. Tapi tambahin juga sudah sejauh mana kita mengenal si dia dan bagaimana kecocokannya.

Dan sama mencari pasangan, belum tentu yang kita suka akan balik membalas. Bahkan mungkin yang kurang diprioritaskan malah jadi jodoh. 

(sorry, just wanna say it. karena kayaknya begitu yang kejadian haha).

2. Interview via Skype

Dari email yang dibalas, saya melakukan skype dengan jadwal dengan Professor ke-9 (dari Osaka) terlebih dahulu karena kesesuain jadwal dan respon beliau yang paling cepat. Skype kedua saya lakukan dengan Professor ke-6 (dari Todai), yang sayangnya responnya lebih lambat dari professor ke-9. Mungkin sedang sibuk, tapi akhirnya skype juga.

Untuk skype ini, saya belum pernah melakukannya sebelumnya, dan tidak tahu bagaimana kecepatan dan kestabilan internet yang dibutuhkan agar komunikasi berjalan dengan lancar. Alhasil demi internet yang reliable, saya skype di kampus aja, dengan spot yang paling cepat dan tidak rame orang yang makan bandwidth.

Pada interview ini, kurang lebih saya ditanya beberapa hal:

• background saya, TA kemarin apa
• kenapa pilih kesana: secara umum kenapa Jepang,
• mau riset apa? kenapa?

Kalau sama Professor dari Osaka, ada pertanyaan yang unik:

• Selain ke Osaka, coba kemana lagi?
  Saya jawab jujur aja ke Todai, dan ditanya ke lab mana professor siapa. Dan ternyata saling kenal (tau juga sih emang mereka pernah dalam satu paper).
• "Kamu itu dimana?"
  Gara-gara liat saya yang skype dengan background tembok dan dedaunan dari pohon, terlihat sekali di outdoor. (posisi saya memang di tempat internetan di sekitaran Comlabs haha)

Kalau sama Professor dari Todai, ada yang beda pertanyaannya, dan nampaknya sedikit mengetes saya:

• Kamu tahu contoh robot lain (spesifik musculo-skeletal)? Coba jelasin.
• Kan mereka ga ada tuh penjelasan isi robotnya apaan dan emang ga dishare luas. Tapi harusnya kita tau secara umum sistemnya apa. Menurut kamu bagaimana sistemnya?
  
  Dan yang saya jelasin soal Big Dog-nya DARPA aja. Dan untungnya bisa saya bawa ke riset di lab beliau yang kurang menurut saya apa dengan me-refer ke si Big Dog.

3. Menunggu kepastian

Nah kalau yang ini sih udah jelas. Mau ga mau hanya tinggal berdoa dan menunggu. Yang namanya digantungin dan nunggu kepastian sangat dirasakan disini. Mungkin buat yang sudah berpengalaman digantung tidak masalah. Tapi kalau untuk saya, satu-satunya cara untuk meredakan kegelisahan ini, hanya dengan berdoa.


Dan Alhamdulillah, ternyata akhirnya saya mendapatkan restu dari kedua Professor tersebut untuk menjadi muridnya. Dan dimulailah kebimbangan saya untuk memilih di antara keduanya.

Dari titik ini (dapet restu professor), dari dua-duanya, dari Todai dan Osaka, sama-sama bisa melanjutkan ke Pendaftaran untuk Monbu U to U. Sayangnya, Monbu U to U hanya boleh di-apply dari satu universitas tidak seperti Monbu G to G yang bisa milih 3 universitas. (Wajar sih, namanya juga rekomendasi kampus, masa yang ngerekomendasiin 2 kampus).

Alhasil saya berusaha memutuskan dengan mempertimbangkan beberapa hal.
Dengan pertimbangan terbesarnya: cara masuk S2, maka saya memilih untuk melanjutkan Monbu U to U ke Todai.
Kenapa?
Karena Todai membutuhkan tes tulis. Pilihan lain adalah sebagai Research Student dulu. Dan yang saya dapat beasiswa paling pas adalah Monbu. (LPDP tidak bisa, perusahaan ga nemu yang bisa).
Sedangkan Osaka hanya seleksi dokumen. Berarti bisa dua pilihannya: Monbu dan LPDP.

Dan saya memutuskan untuk mengambil Plan:
Plan A: Todai dengan Monbu dan start sebagai Research Student
Plan B: Gagal Monbu langsung daftar LPDP dan apply Osaka sebagai Master.

Contoh email yang saya kirim adalah sebagai berikut. Silahkan digunakan sebagai referensi dengan bijak.

Dear Prof. <name>,

Let me introduce myself first. My name is Dwindra Sulistyoutomo. I have graduated from Institut Teknologi Bandung in Indonesia with Bachelor Degree in October 2014. My major is Electrical Engineering, focusing on Control Engineering. I have interest in robotics, control system, and intelligent system.

For my final project, I design a speed control system to improve response of Robosoccer system, since it requires a fast and dynamic system. For the final project, I made the paper with title “PI Anti-Windup Speed Control System for DC Motor in Robosoccer Small-Size League”. The paper will be published for Proceeding Tokyo Tech Indonesian Commitment Award (TICA) 2014.

I am planning to continue my study to graduate school, with a focus on robotics. I have viewed your laboratory page and some of paper published from your lab. I am really interested in your laboratory researches and projects, especially in musculoskeletal robot projects: “Athlete Robot” and “Mowgli”. I am really interested in them, since the musculoskeletal robots are already can do a fast movement like running and jumping. Hence, I am interested in joining your lab as graduate student under your guidance as my academic advisor. My proposed research plan theme is not strict and can be modified if necessary.

For your references and consideration, I attached my CV, my final project paper, and my academic transcript. My final project paper is translated to English, since the published paper will be in Indonesian language.

I hope you don’t mind for me getting in touch with you to talk a bit more about my graduate study plans. I know you are very busy so I appreciate any time you can give me.

Thank you very much for your time and consideration. I look forward to hearing back from you.

Best regards,
Dwindra Sulistyoutomo
Electrical Engineering
Institut Teknologi Bandung

Dan berikutnya, saya melaju ke Part 6: Pengiriman Dokumen, Penantian dan Pengumuman Monbukagakusho Scholarship

Index Part lainnya:

Part 1: Gambaran Umum Monbukagakusho Schokarship

Part 2: Memilih Sekolah

Part 3: Email ke Staf Office di Graduate School yang dituju

Part 4: Research Plan dan Dokumen Lainnya

Part 5: Mencari Professor

Part 6: Pengiriman Dokumen, Penantian dan Pengumuman Monbukagakusho Scholarship

"Life is like an RPG (Role-Playing Game). You got your starting status with some status (for example intelligent or strength) already good and bad on another status. You have 2 option to increase your status: 1. To sacrifice some status and increase another status (status point transferred), 2. Increase any status with status point by having your experiences increased with a lot of effort and time taken." - Tanduk Ion

* Hal ini terpikirkan karena dulu saya berpikir bahwa saat kita mau kuat satu hal, kita harus korbanin hal lain. Contoh: mau pinter akademik korbanin keahlian olahraga, korbanin main, korbanin temen/pergaulan.
Tapi kenyataannya, banyak kita lihat orang-orang hebat bisa dalam banyak hal: akademik baik, olahraga oke, pergaulan bagus, dll. Kenapa mereka bisa? Karena mereka mengorbankan waktu dan tenaganya untuk mendapatkan kelebihan itu. Layaknya menghabiskan waktu dan tenaga untuk mencari experience di game, demi naik level. (Dan bisa jadi menghabiskan uang juga)