Mengejar Mimpi ke Jepang Part 6: Pengiriman Dokumen, Penantian dan Pengumuman Monbukagakusho Scholarship

Sambil menunggu restu professor, sebenernya bersamaan dengan berjalannya waktu saya dikejar deadline pengumpulan dokumen. Untungnya beberapa sudah saya lengkapi secara paralel saat mencari professor.

Oke, akhirnya dokumen saya lengkap sudah (dokumen yang saya isi sendiri, bukan termasuk yang diisi professor). Sekarang saatnya untuk mengirimkan dokumen ini ke Staf Office di Todai, dan masuk ke tahap yang sangat mendebarkan.

Saya memutuskan untuk mengirimkan dokumen ini ke Jepang dengan menggunakan jasa Pos Indonesia. Sebelumnya saya sempat browsing-browsing dulu soal ngirim dokumen ke luar negeri. Sempet denger juga temen dulu ada yang ngirim ke Eropa pakai jasa luar, lupa DHL kali, dan harganya lumayan, bisa 500 ribuan. Tapi trackingnya sangat baik. Lalu saya melihat ada referensi blog yang mengirimkan dengan Pos Indonesia, dan menurutnya reliable juga kok, dengan harga yang lebih murah.

Akhirnya saya memutuskan untuk mempercayakan dokumen saya ke Pos Indonesia. Yang saya tahu Pos Indonesia udah kerja sama juga sama EMS, jadi harusnya oke-oke aja. Dan begitu saya kesana, saya sedikit kaget sih. Kalau ga salah dokumen yang saya kirim kena harga sekitar 150 ribu Rupiah (lupa tepatnya, tapi kalau pun lebih masih di bawah 200 ribu kok). Dan menurut infonya, dokumen bisa sampai 3-5 hari kerja.

Deadline yang menghantui

Seperti yang saya bilang di awal, lagi-lagi saya menjadi deadliner. Ketakutan muncul kalau-kalau kejadian saya mencoba Monbu G to G gagal karena deadliner.

Kondisi saya sebenarnya cukup kacau sebenarnya untuk mendaftar Monbu U to U Todai ini.
Kondisinya paling pusing adalah:
Waktu saat itu        : Minggu ke-4 Desember 2014
Deadline dokumen : 14 Januari 2015
Kondisi                    : Belum dapat Professor, dokumen lain lengkap
Masalah:

• Office IST (fakultas yang saya tuju) libur winter dari 27 Desember 2014 - 4 Januari 2015
• Email terakhir saya ke Professor yang saya tuju adalah tanggal 17 Desember 2014, dan tidak ada balasan lagi (mungkin sibuk atau apa)
• Waktu pengiriman Pos 3-5 hari

Dan akhirnya saya memutuskan untuk bersiap-siap untuk gambling dengan mengirimkan dokumen sebelum sempat mendapat Professor.

Dengan semangat seperti anak kelas 3 SMA yang mau persiapan mengejar PTN, saya benar-benar mendekatkan diri kepada-Nya dan benar-benar berdoa meminta pertolongan.

Alhamdulillah, pada tanggal 5 Januari Professor saya membalas email dan kami setuju untuk melakukan Skype pada tanggal 7 Januari.Dari sini saya merasa sedikit lega.
Akan tetapi, saya menghitung-hitung lagi: Pos bilang kiriman sampai 3-5 hari. Hitunglah itu hari kerja, berarti dokumen bakal sampai disana 7 hari!
Mau tidak mau saya harus mengirim tanggal 7 Januari, dan saya akhirnya benar-benar jadi gambling untuk mengirim dokumen saya sebelum mendapat Professor.

Hari itu jadi hari yang cukup panjang, saya menjalani interview via Skype jam 2 siang, dan langsung bergegas jam 3 ke Pos Indonesia di Asia Afrika biar ga keburu tutup. Untung lah ada bantuan yang sangat handal dapat diandalkan untuk mengantarkan kesana (credit to: Lasaga Travel alias Rushy).

Berikutnya hal yang menegangkan adalah 2 hal, yaitu hasil interview saya dan ketersampaian dokumen ke Office di Todai.

1. Karena saya takutan, akhirnya saya beranikan diri untuk mengemail lagi Professor saya pada tanggal 12 Januari, karena ingin mengingatkan lagi bahwa deadline dokumen yang harus diisi oleh beliau terkait hasil interview adalah 14 Januari. Alhamdulillah besoknya, 13 Januari, beliau membalas dan memberitahu bahwa beliau akan merekomendasika saya untuk Monbu U to U ini.
2. Pada tanggal 14 Januari, hari deadline, saya langsung email  Sato-san, Staf Office di Todai, menanyakan apakah dokumen saya sudah sampai. Dan Alhamdulillah, dokumen tersebut juga sudah dan sampai, dan dokumen saya sudah lengkap semuanya.

Penantian Pengumuman

Sudah tidak diragukan lagi bahwa menanti hasil pengumuman itu saat-saat yang paling menegangkan.
Sato-san memberitahukan kepada saya, bahwa Monbu U to U pengumumannya tidak pasti waktunya. Akan tetapi, dia memberikan referensi tahun lalu pengumuman keluar di bulan Mei.
Dan penantian panjang pun berjalan menuju bulan Mei.

Sejujurnya gatel banget pengen tahu hasilnya. Apalagi saya mulai kepikiran kalau-kalau gagal bagaimana. Bagaimana saya harus persiapan ke Plan B kalau Plan A ini gagal: which is mempersiapkan diri untuk apply LPDP. Mesti ngitung-ngitung lagi timelinenya, dll. Gatel, karena kalau udah jelas hasilnya enak bisa lanjutin ke step berikutnya, baik lolos maupun ga lolos.

Pada bulan April, saya coba iseng lagi mengemail Sato-san, menanyakan soal pendaftaran sebagai Research Student bagaimana (karena kalau di webnya, pendaftarannya harus di Mei. Maunya sih siapin dari April). Niatnya sih biar keep in touch aja, siapa tau dia lupa sama saya dan lupa juga untuk ngasih tau soal hasil Monbu hahaha.
Dan ternyata dijawab sama dia dengan sangat ramah untuk tenang aja karena prosedurnya beda kalau untuk penerima Monbu U to U. Dibalas cukup itu saja, tanpa bau-bau hasil Monbu-nya.

Setiap hari ada kerjaan yang sudah jadi prosedur: ngecek email. Bahkan kalau lagi kosong pas di kantor.


... Dan akhirnya pada tanggal 21 Mei 2015, tiba-tiba di hari dimana sekalinya saya tidak ngecek email pas istirahat. Sebuah notifikasi masuk ke hp saya saat sedang makan: Sato-san mengirimkan sebuah email dengan bau-bau sangat menggembirakan.

Pengumuman Monbukagakusho Scholarship

Alhamdulillahirabbil'alamin, saya diberitahukan bahwa saya lolos dan terpilih sebagai penerima beasiswa Monbusho.
Isi email yang menggembirakan itu sebagai berikut.

Dear Dwindra Sulistyoutomo-san,

Hello, this is Kaori SATO in IST.

Today, I have a good news for you.
I received the result of MEXT scholarship and you passed final selections! You can come to IST as an international research student with MEXT scholarship from October, 2015.
Congratulations!!!

I will send email to you soon when I receive documents from MEXT.
Please wait for a while.
See you in Tokyo!

Berikutnya, pada tanggal 29 Mei 2015, Sato-san mengirimkan surat resmi beserta Sertifikatnya ke rumah saya melalui EMS, dan dokumen tersebut sampai dengan selamat di rumah saya pada tanggal 5 Juni 2015.

Kiriman dokumen via EMS dari Sato-san

Surat pemberitahuan dari International Affairs Department Todai, bahwa saya mendapatkan beasiswa MonbukagakushoDokumen yang dikirimkan Sato-san, berisi beberapa dokumen, yaitu:

1. Sertifikat sebagai penerima beasiswa Monbukagakusho, yang ditandatangani oleh rektor Todai
2. Pledge, surat perjanjian yang saya harus saya kirim kembali ke Sato-san dengan deadline 30 Juni 2015.
3. Satu bundel map berisi guidebook mengenai Graduate School of Information Science and Technology

Dan di dalam map tersebut, terdapat juga sebuah postcard berisi ucapan dari Sato-san.

Postcard dengan foto Teteh geulis dengan kimono

Ucapan dari Sato-san

First impression liat postcard-nya: Wah ini grad school pas pisan lah, postcardnya aja gambarnya teteh-teteh yang geulis begini. Pinter pilih desainnya hahaha. (Gambar ini emang dipakai sebagai poster promosi oleh IST, dan tiap tahun berganti tetapi tetep aja gambarnya teteh-teteh geulis yang pakai kimono cakep.)
Gitu dong, promosi grad school teknik ga harus selalu pakai propaganda yang menunjukkan "keteknikan". Kadang jadi kaku kalau gitu terus, dan ga menarik jadinya. (Kalau gini kan pasti menarik hahaha.)

Alhamdulillah, dengan ini saya bisa meneruskan ke step berikutnya.

Masih banyak yang harus saya persiapkan dan saya cari tahu. Insya Allah saya akan mengurusnya dengan baik, sehingga saya bisa berangkat ke Todai dengan tenang dan tanpa masalah.

Sekian seri tulisan saya mengenai pengalaman saya meng-apply beasiswa Monbu U to U ini. Apabila ada kesalahan mohon dimaafkan. Masukan dan komentar sangat saya apresiasi.

Index Part lainnya:

Part 1: Gambaran Umum Monbukagakusho Schokarship

Part 2: Memilih Sekolah

Part 3: Email ke Staf Office di Graduate School yang dituju

Part 4: Research Plan dan Dokumen Lainnya

Part 5: Mencari Professor

Part 6: Pengiriman Dokumen, Penantian dan Pengumuman Monbukagakusho Scholarship

Sampai jumpa di seri berikutnya dalam pengejaran mimpi-mimpi saya. Towards Tanduk Ion Project.

"Whatever you want to be, you can be. Wherever you want to go, you can go. Believe in yourself no matter how far you have to go" - miwa, Hikari E - English Version-

"Life is like a movie, with you being the main character. And you got the chance to set what the story is and what kind of character you are." - Tanduk Ion